شرکت‌ها معمولا برای اجاره دفتر کار و خرید تجهیزات مناسب برای آن خرج زیادی می‌کنند تا کارمندانشان فضای فوق‌العاده‌ای برای کار کردن داشته باشند.

اما وقتی افراد واقعا می‌خواهند کاری را به طور جدی به سرانجام برسانند و نیاز به آرامش دارند، کمتر ترجیح می‌دهند در محل کار خود باشند. وقتی از آنها سوال می‌شود کجا می‌توانند بهتر برای انجام کارشان تمرکز کنند، مکان یا زمان دیگری را نام می‌برند.

به طور مثال، به محل مناسبی در خانه، کتابخانه یا کافی شاپ نزدیکی اشاره می‌کنند و یا حتی خودرو شخصی، قطار یا هواپیما را هنگام مسافرت، برای انجام کارها نام می‌برند. همچنین صبح زود، پایان شب یا آخر هفته، زمان مناسبی برای انجام کارها در آرامش است. به عبارت دیگر، زمانی که کسی اطراف آنها وجود ندارد تا مزاحمشان شود.

دلیل این پاسخ‌ها این نیست که افراد تمایل ندارند در دفتر کارشان حاضر شوند، بلکه مقصر دفترهای کار هستند. اداره‌های بزرگ، این روزها به کارخانه ایجاد وقفه در کار تبدیل شده اند و کمتر می‌توانید در این محیط کارتان را به نحو احسن انجام دهید.

وقتی افراد وارد دفتر کارشان می‌شوند، یک روز کاریشان را صرف لحظه‌هایی می‌کنند که در کار برایشان پیش می‌آید. درست مثل اینکه درب ورودی اتاق کارتان مثل تیغه‌ای است که زمان را به قطعات ریزتری تقسیم می‌کند.

وقتی در دفتر کار هستید، بسیار خوش اقبال خواهید بود، اگر بتوانید ۳۰ دقیقه برای خودتان داشته باشید. معمولا وقتی از راه می‌رسید، جلسه‌ای برگزار می‌شود، بعد باید تلفن مهمی را جواب بدهید، سپس همکارتان شما را سر میز خودش صدا می‌کند یا مدیرتان شما را برای کاری فرا می‌خواند.

این وقفه‌ها یک روز کاری شما را به بخش‌های کوچک و کوچک‌تر ۱۵ یا ۳۰ دقیقه‌ای تقسیم می‌کنند و باعث می‌شوند زمان کافی برای انجام کارهای اصلی خودتان نداشته باشید.

افراد – به خصوص آنهایی که خلاقند – به مدت زمان طولانی تری نیاز دارند تا کارهایشان را بدون وقفه انجام دهند. زمان‌های کوتاه ۱۵ یا ۳۰ دقیقه‌ای برای آنها کافی نیست. کار خوب نیازمند تفکر است و تفکر به زمان مناسب نیاز دارد.

از این منظر، انجام کار و خوابیدن، نقاط مشترک زیادی دارند، چرا که هر دو فعالیتی فاز بندی شده هستند؛ یعنی به محض اینکه به رختخواب می‌روید خوابتان نمی برد، بلکه فرآیند خوابیدن را آغاز می‌کنید.

برای اینکه خواب واقعا مفیدی داشته باشید باید فازهایی را طی کنید و اگر وقفه‌ای در طی کردن این فازها ایجاد شود، نمی‌توانید بخوابید. این مساله در مورد کار هم وجود دارد. شما فقط پشت میزتان نمی‌نشینید تا کارتان را شروع کنید. بلکه باید مرحله به مرحله روی آن تمرکز کنید.

اما راه‌حل این موضوع چیست؟ کارهای زیادی می‌توان انجام داد تا این وقفه‌های کاری را کاهش داد.

۱) یک روز هفته را برای خود مشخص کنید و قرار بگذارید با کسی صحبت نکنید. نمی‌توانید تصور کنید این کار چقدر موثر است و حجم زیادی از کارتان را می‌توانید در آن روز انجام دهید. برای شروع می‌توان با یک روز در ماه این کار را امتحان کرد.

۲) از ابزارهای ارتباطی مجهول به جای ابزارهای معلوم استفاده کنید. وقتی کسی اسم شما را صدا می‌زند یا به اتاق شما می‌آید یا در راهرو جلوی شما را می‌گیرد، می‌توانید از آنها اجتناب کنید. اگر بخواهید به همه آنها پاسخ دهید، دچار سردرگمی می‌شوید.

بنابراین، به جای اینکه بر همکاری و ارتباط رو در رو یا به عبارتی ارتباط «معلوم» متکی باشید، سعی کنید روش‌های مجهول ارتباطی را امتحان کنید. مثلا از ایمیل، اس ام اس یا نرم‌افزارهای گروهی استفاده کنید.

دلیل این توصیه آن است که اگر کسی نخواهد به چیزی توجه کند می‌تواند این ابزار را برای مدتی کنار بگذارد. شما نمی‌توانید اتاقتان را مخفی کنید یا نگذارید کسی شما را صدا بزند، اما می‌توانید از ایمیلتان برای چند ساعت استفاده نکنید. وقتی کارتان تمام شد به سراغ آن می‌روید و ارتباطتان را با دیگران از سر می‌گیرید.

۳) در جلسه‌های متعدد شرکت نکنید. این توصیه به آن معنا نیست که همه جلساتتان را تحریم کنید، بلکه فقط جلسه‌های غیرضروری را لغو کنید. باید بدانید که زندگی ادامه دارد و همه چیزهایی که قصد داشتید در مورد آن با چند نفر دیگر دور یک میز صحبت کنید، به نوع دیگری حل و فصل می‌شود.

در این صورت یک ساعت خالی به دست می‌آورید که می‌توانید صرف چیزهای مهم‌تری کنید. افرادی که با آنها جلسه داشتید هم می‌توانند به کارهای مهم‌تر خود برسند. بدون جلسه بعدی هم کارها پیش می‌روند. به محض اینکه دریافتید جلسه‌ای که در پیش دارید به اندازه‌ای که فکر می‌کردید مهم نیست، می‌توانید این جلسه را آخرین اولویت خود قرار دهید.