مدیریت چیست؟ مدیرها چه می‌کنند؟ چطور باید مدیریت کنیم؟

اینها سوالات متداولی است که بیشتر ما در حرفه مدیریت بارها و بارها پرسیده‌ایم. در زیر نگاهی پایه‌ای به مدیریت می‌اندازیم.

هنر و علم

مدیریت هم هنر است و هم علم. هنر کارآمدتر کردن افراد بیشتر از آنچه بدون شما می‌توانستند باشند. علم آن در نحوه انجام آن است. مدیریت چهار ستون اصلی دارد: برنامه‌ریزی، سازماندهی، هدایت و نظارت.

کارآمدتر کردن

چهار کارگر بدون داشتن مدیر می‌توانند در یک شیفت 8 ساعته، 6 واحد بسازند. اگر شما را برای مدیریت آنها استخدام کنیم و باز هم همان 6 واحد را بسازند، استخدام شما چه فایده‌ای در بر خواهد داشت؟ از طرف دیگر، اگر با حضور شما بتوانند 8 واحد درست کنند، شما بعنوان یک مدیر دارای ارزش هستید.

همین قیاس را می‌توان در خدمات، آموزش یا هر کار دیگری تعمیم دهیم. آیا پاسخگویی به تماس مشتریان با حضور شما بیشتر خواهد بود؟ آیا میزان فروش با حضور شما بعنوان مدیر بیشتر خواهد شد؟ آیا علم و اطلاعات بیشتری با حضور شما منتقل خواهد شد؟ این ارزش مدیریت است—یعنی گروهی از افراد را کارآمدتر کنید.

اولین مهارت پایه مدیریت: برنامه‌ریزی

مدیریت با برنامه‌ریزی شروع می‌شود. مدیر خوب با برنامه‌ریزی خوب شروع می‌کند. و برنامه‌ریزی خوب از خیلی نقص‌ها و مشکلات جلوگیری می‌کند.

بدون برنامه هیچوقت موفق نخواهید شد. حتی اگر هم موفق شوید به هدفی برسید احتمالاً تصادفی و شانسی بوده است و دیگر تکرار نخواهد شد.

اول باید ببینید هدفتان چیست و بعد بهترین راه‌های رسیدن به آن را پیدا کنید. چه منابعی در دست دارید؟ به چه چیزهایی دسترسی دارید؟ نقاط قوت و ضعف افراد و سایر منابع را مقایسه کنید. آیا گذاشتن چهار کارمند برای یک کار که 14 ساعت طول می‌کشد، هزینه کمتری نسبت به اجاره دستگاهی که قادر به انجام همان کار با یک کارمند در 6 ساعت باشد، دارد؟ اگر بتوانید شروع شیفت کاری را از 8 صبح به 10 صبح جابه‌جا کنید، ایا می‌توانند با شلوغی اول صبح کنار بیایند تا مجبور نباشید یک نفر دیگر را برای شیفت دوم استخدام کنید؟

باید همه اتفاقات احتمالی را بررسی کنید. برای آنها برنامه‌ریزی کنید. بدترین اتفاقات ممکن را پیشبینی کنید و برای آنها هم برنامه‌ریزی کنید. برنامه‌های مختلف را ارزیابی کرده و بهترین آن را که برای شما و کارتان موثرتر خواهد بود، انتخاب کنید.

نکته: یکی از مهمترین ابزارهای برنامه‌ریزی مدیریتی که معمولاً نادیده گرفته می‌شود موثرترین آنهاست. از افراد درمورد نیروی مصرفیشان سوال کنید.

دومین مهارت پایه مدیریت: سازماندهی

حالا که یک برنامه دارید، باید آن را انجام دهید. آیا همه چیز مربوط به گروهتان آماده است تا وسایل لازم آنها سر موقع مقرر به دست آنها برسد؟ آیا هر عضو گروه برای انجام وظیفه خود آمادگی دارد؟ آیا سازمان آماده تحویل گرفتن کار انجام شده توسط گروه را دارد؟

آیا کارمندان آموزشات لازم را دیده‌اند؟ آیا انگیزه کافی دارند؟ آیا تجهیزات لازم برای انجام کار در دسترس دارند؟ آیا قطعات کمکی لازم برای تجهیزات آنها حاضر است؟ آیا مواداولیه سفارش داده شده است؟

مقدمات اجرای برنامه را آماده کنید. دوباره چک کنید تا همه چیز مهیا باشد و همه گروه نقش خود را به خوبی دانسته و از اهمیت نقش خود برای موفقیت جمعی آگاه هستند.

سومین مهارت پایه مدیریت: هدایت

حالا باید دکمه "َشروع" را فشار دهید. به افراد بگویید چه کاری باید انجام دهند. این بخش مثل رهبری یک ارکستر می‌ماند. هر فرد در ارکستر نت موزیک را روبه‌روی خود دارد. همه می‌دانند که کدام قسمت در حال اجرا است و هر قسمت کی باید اجرا شود. رهبر ارکستر برای اجرای موسیقی به هر بخش اشاره می‌کند. کار شما هم همین است. شما به همه موزیسین‌های خود (کارمندان) نت موزیک (برنامه) را داده‌اید. تعداد مشخص از موزیسین‌ها (کارمندان) را در هر بخش جمع کرده‌اید و بخش‌های مختلف را روی صحنه سازماندهی کرده تا موزیک بهترین صدا را داشته باشد (کارتان را سازماندهی کرده‌اید). الان فقط کافی است که با چوبتان ضربه‌ای بزنید، توجه آنها را جلب کنید و بخواهید که شروع کنند.

چهارمین مهارت پایه مدیریت: نظارت

حالا که حرکت آغاز شده است، باید چشمتان به همه چیز باشد. مطمئن شوید که همه چیز طبق برنامه پیش می‌رود. وقتی اوضاع طبق برنامه نبود، باید جلو آمده و برنامه را اصلاح کنید.

مطمئناً مشکلاتی نیز پیش می‌آید. کسی مریض می‌شود. یک قطعه سر موقع نمی‌رسد. یک مشتری مهم ورشکسته می‌شود. به همین خاطر است که برای پیشامدها هم برنامه‌ریزی کرده‌اید. شما بعنوان مدیر باید همیشه از اتفاقاتی که می‌افتد باخبر باشید تا بتوانید اصلاحات لازم را انجام دهید.

این یک فرایند تکرارشونده است. وقتی چیزی از مسیر خارج می‌شود، باید برنامه را اصلاح کنید، منابع لازم برای درست کردن آن را سازماندهی کنید، افرادی که در انجام آن نقش دارند را هدایت کرده و به نظارت تاثیر آن تغییر ادامه دهید.

ارزشش را دارد؟

مدیریت کردن آدم‌ها کار آسانی نیست. اما می‌تواند با موفقیت انجام شود. همچنین می‌تواند تجربه‌ بسیار پرفایده‌ای هم باشد. به خاطر داشته باشید که مدیریت، مثل هر مهارت دیگری، چیزی است که می‌توانید با مطالعه و تمرین آن را تقویت کنید.